11/07/2024
De plus en plus de vérifications gouvernementales quant aux registres de kilométrage sont en cours.
Les registres de kilométrage sont un élément essentiel de la gestion administrative et fiscale pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui utilisent des véhicules dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ces registres permettent de suivre avec précision l’utilisation des véhicules et de justifier des dépenses associées aux trajets professionnels, ce qui est crucial pour la déclaration fiscale et la comptabilité de l'entreprise.
1. Obligation de tenir un registre de kilométrage
En vertu de la législation fiscale en vigueur, les entreprises qui possèdent des véhicules, ou qui utilisent des véhicules pour leurs activités professionnelles, doivent tenir à jour un registre de kilométrage. Ce registre a pour but de distinguer les trajets effectués à titre professionnel de ceux effectués à titre privé. Les autorités fiscales exigent une documentation détaillée pour vérifier que les frais liés aux déplacements professionnels sont correctement imputés dans les comptes de l'entreprise.
2. Contenu du registre de kilométrage
Le registre de kilométrage doit comporter plusieurs informations clés, telles que :
Date du déplacement : La date à laquelle le trajet a été effectué.
Motif du déplacement : Il est important d’indiquer clairement l'objet professionnel du trajet (réunion, livraison, mission, etc.).
Kilométrage parcouru : Le nombre de kilomètres effectués lors du trajet, généralement indiqué par le compteur de bord du véhicule.
Départ et arrivée : L'adresse de départ et l'adresse d'arrivée doivent être précisées pour justifier du caractère professionnel du déplacement.
Identification du véhicule : Le véhicule utilisé pour le trajet, avec son numéro d'immatriculation et son modèle, doit être mentionné dans le registre.
Kilométrage initial et final : Il faut noter les relevés de compteur avant et après chaque déplacement pour pouvoir déterminer le kilométrage parcouru.
3. Formats et modalités de tenue du registre
Le registre de kilométrage peut être tenu sous forme papier ou électronique. Cependant, il doit être tenu de manière systématique et en temps réel, sans possibilité d'altérer les informations une fois qu'elles ont été saisies. Les informations doivent être claires, compréhensibles et suffisamment détaillées pour permettre une vérification par l'administration fiscale en cas de contrôle.
Il existe des logiciels de gestion de flotte automobile et des applications mobiles qui permettent de simplifier la gestion des kilomètres parcourus, tout en automatisant certaines tâches comme le calcul des distances et la génération de rapports fiscaux.
4. Déduction des frais kilométriques
La tenue d’un registre de kilométrage est particulièrement importante pour déterminer la déductibilité des frais de déplacement. L'entreprise peut déduire certains frais en lien avec l’utilisation professionnelle de ses véhicules, tels que L’amortissement du véhicule,
Les coûts de carburant,
Les frais d'entretien et de réparation,
L’assurance automobile,
Le stationnement.
Le montant de la déduction est souvent calculé sur la base des kilomètres parcourus à des fins professionnelles par rapport aux kilomètres totaux effectués durant l’année fiscale.
5. Pénalités en cas de non-tenue du registre
La non-tenue d’un registre de kilométrage à jour, ou la fourniture d’informations inexactes, peut entraîner des sanctions fiscales. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut remettre en cause les frais déductibles et imposer des pénalités. Dans les situations les plus graves, des amendes peuvent être appliquées, voire des redressements fiscaux importants.
Conclusion
Les registres de kilométrage sont essentiels pour assurer la conformité fiscale des entreprises et justifier les dépenses liées à l'utilisation des véhicules professionnels. Ils permettent une gestion rigoureuse des frais de déplacement, tout en assurant une transparence nécessaire pour éviter toute contestation en cas de contrôle. Les entreprises doivent donc veiller à maintenir un registre précis, détaillé et à jour tout au long de l'année fiscale.
Veuillez-vous référez à votre technicienne comptable pour connaitre nos coûts concernant la tenue d’un registre ainsi que les applications mobiles disponibles.
