Gajewska - nowoczesne biuro rachunkowe, Białobrzegi

14/04/2026

📢 Lekcja 4: KSeF i „Zaginione grosze” – Czy to awaria systemu?

​Spójrzcie na te grafikę. Przedstawia fragment faktury pobranej z KSeF. Matematyka mówi jedno, tabela mówi drugie, a suma ogółem... jeszcze coś innego. 15,02 zł vs 15,04 zł. Dwa grosze różnicy, które mogą doprowadzić księgowość do szału.
​Czy to błąd KSeF? Nie. To zderzenie dwóch światów liczenia.

​🔍 Skąd się bierze ten „groszowy chaos”?
​W świecie faktur istnieją dwie legalne metody liczenia VAT:
1. ​Od sumy wartości netto poszczególnych stawek.
2. ​Jako suma kwot podatku od poszczególnych pozycji (linii) faktury.
​Kiedy masz dużo drobnych pozycji (np. po 1 gr), zaokrąglenia na każdym etapie mogą sprawić, że suma „z dołu” nie zgadza się z sumą „z góry”.

​🚀 Dlaczego w KSeF to widać bardziej?
​KSeF to struktura XML. Tam każdy grosz musi być przypisany do konkretnego pola. Jeśli system wystawiający fakturę „rozjechał się” w zaokrągleniach o choćby grosz względem walidacji KSeF, dokument może zostać odrzucony LUB (jak na załączonym obrazku) wygenerować wizualizację, która kłuje w oczy.

​💡 Lekcja na dziś:
✔️​Nie walcz z groszami: Jeśli faktura przeszła przez bramkę KSeF i dostała numer, oznacza to, że została uznana za poprawną w świetle ministerialnych algorytmów.
✔️​Zaufaj metadanym: To, co widzimy na wydruku (wizualizacji), to tylko interpretacja pliku XML. Dla skarbówki liczy się to, co jest w pliku, który przeszedł przez serwer.
✔️​Dostosuj system: To sygnał dla Twojego dostawcy oprogramowania, by sprawdził algorytmy zaokrągleń. KSeF wymusza na nas niespotykaną dotąd precyzję.

​Wnioski?
1️⃣ KSeF obnaża niedoskonałości systemów, z których korzystaliśmy przez lata. To, co „przechodziło” na papierze, w cyfrowym świecie XML zostaje natychmiast wyłapane.
2️⃣ ​Technologia nie jest nieomylna w swojej interpretacji, ale jest bezlitosna w egzekwowaniu reguł.

11/04/2026

📢 Lekcja 3: KSeF i "Duchy Przeszłości" – Papierzysko z lutego, faktura KSeF z marca. Jak księgować?
Wyobraź sobie taką sytuację: dostajesz fakturę papierową w lutym. Data wystawienia: 02.02.2026. Księgujesz ją w lutym (koszty i VAT), bo przecież transakcja miała miejsce, a dokument masz w ręku.

Nagle, 15 marca, ta sama faktura „wpływa” do Twojego KSeF-u.

W Twojej głowie zapala się czerwona lampka: „Zdublowała się! Czy muszę teraz korygować luty, cofać księgowania i robić chaos w dokumentach przenosząc VAT i koszt na marzec?”

🤯 Krótka odpowiedź: Nie musisz niczego korygować.
Nie twórzmy problemów tam, gdzie ich nie ma.

Dlaczego? Bo problem „podwójnej faktury” w tym przypadku to błąd sprzedawcy, nie skutkuje w żaden sposób dla nabywcy.
Zreszta sprzedawca tez powinien ją zaksięgować w lutm skoro transakcja miała miejsce i faktura została wystawiona.

🧠 Jak to działa w nowej rzeczywistości KSeF?
To ta sama transakcja: Faktura papierowa, którą dostałeś w lutym, i ta z KSeF-u z marca to jeden i ten sam dokument, który dokumentuje tę samą operację gospodarczą. KSeF nie tworzy nowej faktury, on ją tylko rejestruje. W roku przejściowym, to jeszcze nie jest problem prawdziwy. Od stycznia 2027r. sprzedawcy będzie groziła za to sankcja. Teraz jeszcze nie podlega karze.

KSeF jako "certyfikat": Moment wysłania do KSeF (15.03) to chwila, w której faktura dostaje swój "cyfrowy certyfikat" i unikalny numer systemowy. To jej legalizacja, a nie nowa data wystawienia.

Priorytet transakcji: Prawidłowo rozliczyłeś koszt i VAT w lutym, bo transakcja miała miejsce, a dokument (wtedy papierowy) dotarł. Faktura z KSeF-u, która pojawia się w marcu, ma tę samą datę wystawienia (02.02), więc po prostu potwierdza stan faktyczny. Nie ma podstaw do korekty!

💡 Lekcja na dziś:
Problemem nie jest KSeF. Problemem są błędy po stronie wystawców i manualne zarządzanie duplikatami. W nowoczesnych systemach FK/ERP, program sam „połączy” te dwa zdarzenia, rozpoznając, że faktura z KSeF i ta wcześniej ujęta to ten sam dokument. Problem znika w ułamku sekundy na poziomie kodu, a nie Twoich nerwów.

Zamiast walczyć z systemem, warto zmienić procesy wewnątrz firmy. KSeF to nie dokument osobowy, to zestaw danych. Zmień proces, nie nośnik!

A Ty jak podchodzisz do KSeF? Próbujesz go „oswoić” po staremu, czy budujesz procesy od nowa? Daj znać w komentarzu! 👇

-faktura

09/04/2026

📢 KSeF to nie „cyfrowy papier” – dlaczego sami komplikujemy sobie życie?

Lekcja 2: Widmo podwójnej faktury, czyli jak nie widzieć duchów.
​„Dostałem fakturę mailem, a potem drugą taką samą w KSeF. Czy zapłacę podwójny podatek? Czy urząd mnie dojedzie?” – to pytanie zadaje sobie dziś wielu przedsiębiorców.
​Odpowiedź brzmi: Tylko jeśli wciąż upierasz się przy ręcznej pracy.

​W nowym systemie faktura z KSeF to KRÓLOWA. Wszystko inne to tylko jej cienie. Jak uniknąć chaosu?
​Zasada Zero Maile: Ustaw procesy tak, by księgowość ignorowała PDF-y z maili. Oryginał jest w KSeF i to on ma moc prawną.

​Technologia filtruje duplikaty: Nowoczesne systemy ERP/FK potrafią rozpoznać, że faktura z KSeF i ta „wgrana ręcznie” to ten sam dokument. Problem znika w ułamku sekundy na poziomie kodu, a nie Twoich nerwów.
​Jeden numer, by wszystkimi rządzić: Każda e-faktura ma swój unikalny numer systemowy. To on jest gwarancją, że transakcja jest jedna.

​Wniosek? Podwójna faktura to problem tylko dla tych, którzy chcą siedzieć na dwóch stołkach – jedną nogą w XXI wieku (KSeF), a drugą w roku 2005 (załącznik w mailu).

09/04/2026

📢 KSeF to nie „cyfrowy papier” – dlaczego sami komplikujemy sobie życie?
​W sieci huczy o „nowych problemach z VAT” przez KSeF. Czytamy, że przedsiębiorcy się gubią, że nie wiedzą, kiedy odliczyć podatek, że system wprowadza chaos.
​Prawda jest jednak inna: KSeF nie jest trudny. Trudne jest nasze przywiązanie do analogowych nawyków.
​Większość problemów, o których słyszycie, bierze się z jednego błędu: próby traktowania dokumentu elektronicznego (XML) jak kartki papieru wysłanej pocztą.

​📉 Gdzie popełniamy błąd?
​Przez lata uczono nas, że faktura musi „wpłynąć”, trzeba przybić na niej pieczątkę z datą i fizycznie ją zaksięgować. W elektronicznym świecie KSeF, to podejście wymaga zmiany.
​Błąd 1: Szukanie daty odbioru na fakturze. W KSeF data otrzymania faktury nie jest napisanym tekstem na obrazku. To metadane – cyfrowy ślad w systemie, który jest niepodważalny i obiektywny.
​Błąd 2: Ręczne przepisywanie danych. Jeśli ściągasz fakturę z KSeF, a potem ręcznie wpisujesz jej numer do Excela, to nie wdrażasz technologii – po prostu zmieniasz rodzaj biurka, przy którym siedzisz.
​Błąd 3: Brak zaufania do UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru to Twój jedyny i ostateczny dowód. Koniec z pytaniami „czy faktura już doszła?”.

​💡 Rozwiązanie jest prostsze, niż myślisz
​Technologia KSeF została zaprojektowana tak, aby wyeliminować problemy, z którymi dziś rzekomo walczą przedsiębiorcy.
​Data odbioru jest pewna: To moment nadania numeru KSeF. System zapisuje to w metadanych. Nie musisz nic zgadywać ani sprawdzać stempli pocztowych.
​Automatyzacja to klucz: Dobry system księgowy sam pobierze fakturę, sam odczyta datę z metadanych i sam przypisze ją do właściwego okresu VAT.
​Koniec z „gubieniem” faktur: Dokument w KSeF istnieje w chmurze ministerialnej. Nie da się go zgubić, zalać kawą ani zapomnieć odebrać z poczty.

​🧠 Lekcja na dziś:
​Problemem nie jest KSeF. Problemem jest imitacja cyfrowa – czyli nakładanie starych procesów na nowe narzędzia.
​Zamiast walczyć z systemem, warto zmienić procesy wewnątrz firmy. Kiedy przestaniesz patrzeć na fakturę jak na papier, a zaczniesz jak na zestaw danych, „problemy z VAT” po prostu wyparują.
​A Ty jak podchodzisz do KSeF? Próbujesz go „oswoić” po staremu, czy budujesz procesy od nowa? Daj znać w komentarzu! 👇
​ -faktura

04/04/2026

31/03/2026

To już od jutra ➡️

📅 Od 1 kwietnia 2026 – faktury tylko w KSeF
To dotyczy nie tylko firm.
👉 także: rolników, wynajmujących, fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji
– wszystkich, którzy wystawiają faktury

Warto pamiętać, że dla tego obowiązku nie ma znaczenia data transakcji/zdarzenia,
⚠️ Liczy się tylko data wystawienia faktury. Tak więc:
➡️ usługa z marca → faktura w kwietniu → KSeF
➡️ zaliczka z lutego → rozliczenie w kwietniu → KSeF
➡️ korekta do zeszłego roku → wystawiona w kwietniu → KSeF

Niektórzy ulegają błędnym przekonaniom, że skoro:
❌ „To stare rozliczenie, więc po staremu” na papierze albo w pdf, ale to tak nie działa.
👉 Nie – od 1 kwietnia obowiązuje KSeF

I teraz pytanie do Was
❓ Czy wszystkie osoby u Ciebie wiedzą, jak wystawić fakturę w KSeF?

19/03/2026

Następne zmiany zmierzające do uszczelnienia systemu podatkowego zbliżają się wielkimi krokami.

📢 Projekt nowelizacji UD116 – co warto wiedzieć

Ministerstwo Finansów wraca do pomyslow z UB roku i chce uszczelnić system podatkowy. Najważniejsze projektowane zmiany:
🔹 Ukryte dywidendy – fiskus ogranicza zaliczanie świadczeń na rzecz wspólników lub powiązanych do kosztów podatkowych.
🔹 Samochody i mieszkania – zaostrzenie zasad rozliczania wydatków związanych z autami służbowymi i nieruchomościami, ograniczenie odliczeń.
🔹 Niskie stawki i ryczałt – ograniczenie preferencyjnych form opodatkowania, w tym ryczałtu, IP Box i estońskiego CIT.
🔹 Cel fiskusa – więcej wpływów do budżetu i koniec nadużywanych ulg.

⚠️ Projekt jeszcze nie obowiązuje – zmiany wejdą w życie dopiero po uchwaleniu i publikacji.

19/03/2026

To nie koniec sporu o termin odliczenia w VAT z faktury otrzymanej później niż towar/usługa.

Kilka tygodni temu pojawił się wyrok Sądu UE, który dla wielu podatników brzmiał jak długo wyczekiwana zmiana:
👉 prawo do odliczenia VAT nie może być uzależnione od momentu otrzymania faktury.
W praktyce oznaczałoby to odejście od podejścia, które w Polsce funkcjonuje od lat i które dobrze znamy z codziennej pracy: „masz fakturę = możesz odliczyć”.
Ale… sprawa właśnie się komplikuje.
TSUE zdecydował się zbadać ten wyrok w szczególnej procedurze kontroli. To sytuacja wyjątkowa – stosowana tylko wtedy, gdy pojawia się ryzyko naruszenia spójności prawa unijnego.

📌 Co to oznacza w praktyce?
Dziś mamy dwa możliwe scenariusze:
1️⃣ TSUE utrzyma wyrok
→ prawo do odliczenia VAT zostaje „oderwane” od momentu otrzymania faktury
→ zmienia się fundament rozliczeń VAT
2️⃣ TSUE ograniczy lub uchyli wyrok
→ wracamy do bardziej zachowawczego podejścia
→ ale z dużą rysą na dotychczasowej interpretacji przepisów

📊 Dlaczego to tak ważne?
Bo to nie jest tylko spór o jeden przepis.
To jest pytanie o to, co naprawdę decyduje o prawie do odliczenia VAT:
– moment ekonomiczny transakcji
czy
– formalny dokument i jego „otrzymanie”
A to ma bezpośredni wpływ na:
✔ rozliczenia bieżące
✔ korekty
✔ praktykę księgową
✔ i… sens części rozwiązań w KSeF

⚠️ Wniosek na dziś?
To nie jest moment na budowanie „twardych” schematów działania.
To jest moment na uważność i przygotowanie alternatywnych podejść.
Bo możliwe, że stoimy właśnie przed zmianą, która dotknie nie tylko księgowości – ale całej logiki VAT.

04/03/2026

KSeF miał obniżyć ceny usług księgowych. W praktyce może je podnieść.

Rynek usłyszał:
„Automatyzacja. System. Koniec ręcznego wprowadzania faktur.”
Wniosek? Będzie szybciej. Będzie taniej.

Jednak rzeczywistość wygląda inaczej.

🔹 1. Limity techniczne o ceny za oprogramowanie
Przy pobieraniu pojedynczym mamy limit (np. 60 faktur na godzinę).
To oznacza twardy sufit wydajności.
Nie przyspieszysz. Nie „nadrobisz” w ostatnim dniu miesiąca.
Nie obsłużysz 300 faktur w godzinę, nawet jeśli masz zespół.
To już nie jest kwestia organizacji pracy.
To ograniczenie systemowe.
Co prawda nie we wszystkich systemach i programach mamy ten problem, ale niestety wiele biur się aktualnie z tym zmaga, bo dostawcy nie wyrobili się po raz kolejny w terminach.
Drugim tematem są rosnące ceny za oprogramowanie do obsługi ceny. Niektórzy dostawcy liczą sobie za każdy pobrany dokument z nr KSeF, inni zwiększyli kilkukrotnie ceny za abonamenty.

🔹 2. Duplikaty – nowy koszt pracy
Papier trafia do biura. Kilka dni później ta sama faktura wpada z KSeF.
Te same dane. Dwa obiegi.
Wiec księgowy musi:
- porównać,
- sprawdzić numer KSeF,
- ustalić, która wersja jest właściwa,
- wykluczyć korektę lub ponowną emisję.
Analiza duplikatu trwa dłużej niż zwykłe zaksięgowanie faktury.
To nie jest automatyzacja. To kontrola ryzyka.
A wszystko wskazuje, że największy okres chaosu jeszcze przed nami i szybko się nie skończy.

🔹 3. Faktury pobrane z KSeF nie mówią:
- tu 50% VAT,
- tu brak prawa do odliczenia,
- tu część prywatna,
- tu obowiązek podatkowy w innym miesiącu,
- tu taki znacznik do JPK_VAT a tu tak dla JPK_CIT czy PIT
To nadal musi ocenić człowiek.
Automat pobiera XML. A ten niestety bardzo często nie zawiera nr rej.samochodu, danych podmioty innego, danych pracownika, innych danych niezbędnych do zautomatyzowania procesu.
Brak analizy skutkuje odpowiedzialnością podatkową.

🔹 4. Czas realny vs oczekiwania rynku
W wielu biurach: obsługa tej samej firmy trwa dziś 2–3 razy dłużej niż wcześniej.
Nie dlatego, że ktoś pracuje wolniej.
Dlatego, że proces wydłużył się a nie skrócił.

Jeżeli więc:
- rośnie czas obsługi,
- rośnie odpowiedzialność,
- rośnie ryzyko sankcji,
- rośnie złożoność procesu,
- to naturalną konsekwencją rynkową nie jest obniżka.
Jest rewizja stawek.
Księgowość w erze KSeF to zarządzanie bezpieczeństwem podatkowym przedsiębiorcy. Tymczasem w wielu obszarach księgowość musi dziś gasić pożary wynikające z niezrozumienia i niedostosowania się do nowego paradygmatu komunikacji fakturowej.
I to właśnie za to płaci klient.

A jak jest u Was? Czy zauważacie że KSeF generuje wam więcej czasu na obsługę czy mniej ?

25/02/2026

Dlaczego w jednym sklepie dostajesz fakturę z KSeF, a w innym „zwykłą”?

Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest co do zasady obowiązkowy.
A jednak w praktyce – w retailu – widzicie różne rozwiązania.
To nie chaos. To przepis przejściowy.
Chodzi o art. 145n Ustawa o podatku od towarów i usług, który działa jak „bezpiecznik” dla handlu detalicznego.

Na co pozwala ten przepis (do końca 2026 r.)?
✔ można wystawiać faktury z kasy fiskalnej poza KSeF
✔ paragon z NIP do 450 zł nadal może być fakturą uproszczoną
✔ sprzedaż nie musi czekać na nadanie numeru KSeF w momencie płatności

Dlaczego to ważne?
Bo w detalu liczy się sekunda.
Przy dużym ruchu każda awaria łącza mogłaby oznaczać realny paraliż sprzedaży.
Dlatego firmy wybrały różne strategie

🅰 Część firm korzysta z okresu przejściowego, np. Makro Cash and Carry Polska, PKN Orlen, BP wystawiają faktury „po staremu” z kasy fiskalnej.
Priorytet: bezpieczeństwo sprzedaży i brak ryzyka przestoju przy dystrybutorze czy kasie.

🅱 Inni wdrożyli model docelowy (Offline24), np. Castorama, Leroy Merlin
Faktura powstaje w formacie KSeF, klient dostaje wydruk z 2 kodami QR nie będący jednak faktura, pełniący funkcję informacyjna to tzwm potwierdzenie transakcji. Faktura jest wysyłany do systemu „w tle” i często jeszcze tego samego dnia lub najpóźniej w dniu następnym jest do odebrania w KSeF.
Priorytet: szybkie przejście na jednolity model księgowy.

🅲 Model hybrydowy np. Shell Polska
Faktura trafia do KSeF, ale klient otrzymuje jej papierową wizualizację.
Dla wielu kierowców to nadal potrzebny dokument do rozliczeń delegacji.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy?
1️⃣ To, że nie w każdym miejscu jest „tak samo”, jest dziś zgodne z przepisami.
2️⃣ 2026 r. to realnie okres adaptacyjny nie tylko dla retailu, ale dla wszystkich.
3️⃣ Największe ryzyko to… podwójne dokumenty i chaos w obiegu (papier + KSeF bez kontroli).

Jeżeli Twoi klienci lub pracownicy przynoszą różne typy dokumentów ze stacji paliw czy marketów – to nie jest błąd systemu.
To efekt świadomej decyzji biznesowej w ramach przepisów przejściowych.
Od 2027 roku ta różnorodność zniknie.
Na razie – uczymy się funkcjonować w modelu mieszanym.

25/02/2026

🚗 Auto firmowe 2026:
Ubezpieczenia i leasing w kosztach - o czym warto pamiętać 🚗

Przedsiębiorco - ubezpieczasz lub leasingujesz samochód osobowy? Oto jak zaliczyć OC/AC/NW/GAP i raty w koszty PIT/CIT:

✅Składki ubezpieczeniowe (OC/AC/NNW/GAP):
➡️OC i NNW - zawsze w koszty księgujesz w 100%.
➡️AC/GAP - księgujesz proporcjonalnie do limitu (np. auto spalinowe: 150 tys. zł / wartość auta × składka)

✅Raty leasingu operacyjnego/najmu:
➡️Auto ≤ limitu (100 tys. zł spalinowe, 150 tys. zł PHEV, 225 tys. zł EV):
📍100% rat (kapitał i odsetki oraz opłata wstępna)
➡️Auto > limitu
📍Kapitał - proporcja do limitu (np. 100/200 tys. zł × rata = 50% w koszty)
Proporcja dotyczy umów od 2026 i to bez wyjątków.
📍Odsetki zawsze w koszty w 100%.

✅VAT:
📍50% mieszany użytek,
📍100% wyłącznie firmowy (ewidencja przebiegu).

Przykład leasingu:
rata 3 tys. zł/mc, auto 180 tys. zł w koszty zaliczysz: (100/180) × 3 tys. ≈ 1,67 tys. zł.

Zmiany bolą? Skonsultuj to!

☎️ Tel: (48) 613 24 50
📧 mail: [email protected]
📍 ul. Krakowska 30, Białobrzegi