07/11/2025
🧾 HỘ KINH DOANH DOANH THU TỪ 3 TỶ/NĂM – QUY ĐỊNH MỚI TỪ 2026
🎯 Hướng dẫn xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế
Từ năm 2026, hộ kinh doanh (HKD) có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên sẽ chuyển sang phương pháp kê khai – khấu trừ, thay cho hình thức thuế khoán trước đây.
Điều này đồng nghĩa, HKD phải tư duy và quản lý hồ sơ như doanh nghiệp nhỏ — mọi khoản chi phí chỉ được tính hợp lệ khi có đủ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng và thanh toán đúng quy định.
✅ 1. CHI PHÍ LƯƠNG (FULL-TIME & PART-TIME)
Hồ sơ cần có:
Hợp đồng lao động (HĐLĐ):
HĐLĐ ≥ 1 tháng → người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc.
HĐLĐ < 3 tháng hoặc không ký HĐLĐ → xử lý thu nhập vãng lai, khấu trừ 10% TNCN.
Bảng chấm công, bảng lương, quyết định lương – phụ cấp: có đầy đủ chữ ký.
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản hoặc QR (đặc biệt với khoản ≥ 20 triệu).
Khấu trừ – kê khai – nộp thuế TNCN và BHXH đúng hạn.
Trường hợp nhân sự part-time:
Nếu ký HĐLĐ ≥ 1 tháng → thuộc diện đóng BHXH, tính thuế như nhân viên chính thức.
Nếu chỉ làm thời vụ, không ký HĐLĐ → khấu trừ 10% TNCN và lập chứng từ khấu trừ.
👉 Nguyên tắc vàng: Không hợp đồng – không bảng lương – không chứng từ ⇒ rủi ro bị loại chi phí.
✅ 2. CHI PHÍ VĂN PHÒNG
Hồ sơ cần có:
Hợp đồng thuê + hóa đơn điện tử.
Thanh toán chuyển khoản nếu tiền thuê ≥ 20 triệu/kỳ.
Trường hợp thuê của cá nhân: hộ kinh doanh phải khai và nộp thuế thay (GTGT và TNCN).
Điện, nước, internet: hóa đơn đúng tên hộ kinh doanh; nếu dùng chung nhà ở → lập bảng phân bổ hợp lý theo diện tích hoặc thời gian sử dụng.
Văn phòng phẩm, công cụ – dụng cụ: hóa đơn hợp lệ; nếu giá trị lớn → ghi nhận CCDC/TSCĐ và phân bổ khấu hao đúng quy định.
Dịch vụ thuê ngoài (kế toán, phần mềm, bảo trì…): hợp đồng – nghiệm thu – hóa đơn – chứng từ thanh toán.
✅ 3. HÓA ĐƠN – THANH TOÁN – SỔ SÁCH
Yêu cầu chung:
Hóa đơn điện tử hợp lệ, ghi rõ nội dung và mục đích chi tiêu.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với mọi khoản chi ≥ 20 triệu để được khấu trừ VAT và tính chi phí.
Sổ sách kế toán tối thiểu gồm:
Sổ doanh thu
Sổ chi phí
Sổ tiền mặt/tiền gửi
Sổ tài sản, công cụ dụng cụ
Cuối kỳ cần đối chiếu doanh thu – ngân hàng – hóa đơn – tồn kho.
✅ 4. CÁCH “SETUP” HỢP LỆ NGAY TỪ ĐẦU
Chuẩn hóa hợp đồng lao động, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng dịch vụ.
Ban hành quy chế chi lương – phúc lợi rõ ràng (ghi cách tính, thưởng, khoán…).
Thiết lập quy trình thanh toán chuyển khoản, hạn chế chi tiền mặt.
Lưu trữ hồ sơ điện tử: scan hóa đơn – hợp đồng – bảng lương để phục vụ giải trình khi quyết toán.
💡 FAQ NHANH
Vấn đề Giải đáp
Có phải đóng BHXH cho part-time? Có, nếu ký HĐLĐ ≥ 1 tháng và thuộc đối tượng BHXH. Không có HĐLĐ → khấu trừ 10% TNCN.
Chi tiền mặt có được trừ? Có, nếu < 20 triệu/khoản (phải có hóa đơn, phiếu chi, ký nhận). ≥ 20 triệu → phải chuyển khoản.
Thuê nhà người thân làm văn phòng được không? Được, miễn có hợp đồng và hóa đơn/thuế nộp thay đầy đủ.
✅ TÓM LẠI
Khi hộ kinh doanh có doanh thu lớn bước sang cơ chế kê khai – khấu trừ,
cần tư duy như doanh nghiệp nhỏ:
Có hợp đồng – hóa đơn – chứng từ thanh toán rõ ràng.
Có bảng lương, khấu trừ thuế đúng quy định.
Có hồ sơ thuê văn phòng, chi phí hợp lệ, hóa đơn điện tử.
Mọi khoản chi ≥ 20 triệu phải thanh toán qua ngân hàng.
📞 Liên hệ ITAXCO: 0944.826.636
💼 “Đồng hành – Uy tín – Phát triển bền vững”
