14/03/2024
Hoeveel buitenlandse dagvergoeding kan uw vennootschap u uitkeren en wat moet u hiervoor kunnen bewijzen?
Gaat u beroepsmatig naar het buitenland, dan mag u onder bepaalde voorwaarden een zgn. forfaitaire dagvergoeding opnemen uit uw vennootschap. Hoeveel bedraagt die vergoeding? En hoe zorgt u ervoor dat de fiscus u privé niet belast op die vergoeding of de aftrek ervan bij uw vennootschap niet in vraag stelt?
Forfaitaire buitenlandse dagvergoeding
Wanneer en hoeveel? Gaat u of uw werknemer voor uw vennootschap naar het buitenland, dan kan de vennootschap een forfaitaire vergoeding uitkeren voor de verblijfkosten ter plaatse. Voor het bedrag mag u zich baseren op de verblijfsvergoedingen die aan ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken betaald worden. Het bedrag van de vergoeding verschilt van land tot land. Die lijst wordt regelmatig geüpdatet. De laatste versie dateert van februari 2023 (bijlage bij MB 10.01.2023, BS 15.02.2023) .
Wat zit er (niet) in het forfait? Zo’n buitenlands dagforfait dekt de kosten voor lunch, diner, snacks, dranken, taxi’s, lokaal openbaar vervoer en alle mogelijke andere kleine kosten die u ter plaatse maakt. Verplaatsings- (bv. vliegtuig, TGV) en verblijfskosten (hotel) zitten niet in dat forfait! Hetzelfde geldt voor ontbijtkosten, die sinds 15 februari 2023 zijn opgenomen in de logementsvergoeding.
Let op 1! Voor de dag van vertrek en van aankomst mag u maar een halve reisvergoeding uitkeren.
Let op 2! Reist u op dezelfde dag heen en terug, dan moet u minstens tien uur weggeweest zijn, anders mag u geen dagvergoeding uitkeren.
Let op 3! Als uw vennootschap de maaltijdkosten (andere dan het ontbijt) ten laste neemt, dan moet u de forfaitaire dagvergoeding verminderen met 35% voor een middagmaal en 45% voor een avondmaal.
Let op 4! Ook voor een zakenreis van meer dan 30 dagen kunt u de landenlijst gebruiken, maar u moet dan de ‘lagere’ dagvergoedingen van ‘categorie 2’ toepassen (Ci.RH. 241/609.972, 10.10.2013) .
De fiscus vraagt een dubbel bewijs
Wat moet u dan bewijzen? Ten eerste, dat u in het buitenland was op de dagen waarvoor u de vergoeding opneemt, en meer in het bijzonder in het land of de landen waarmee het bedrag van de opgenomen vergoeding overeenstemt. Ten tweede, moet u aantonen dat het wel degelijk gaat om de terugbetaling van kosten voor uw vennootschap, m.a.w. dat de reizen beroepsmatig waren.
Hoe bewijst u dat u in het buitenland was? Het meest voor de hand liggende bewijs is een vliegtuigticket of een hotelfactuur. In de praktijk houdt u het best een lijst bij van uw ‘buitenlandse dagen’, waaraan u per dag minimaal één bewijsstuk hecht als bewijs dat u er effectief was. U kunt bv. als u met de auto voor een dag naar Nederland rijdt, bewust een tankbeurt ter plaatse inplannen of een kassabon van een broodje of een maaltijd bijhouden. Ook de factuur van uw gsm kan een bewijs zijn. Het komt er dus op aan om aanneembaar te maken dat u effectief in het buitenland bent geweest.
Hoe bewijst u dat u beroepsmatig in het buitenland was? Dit kan door bv. een uitnodiging van een leverancier of e-mails over een afspraak met een klant bij te houden.
Wat als u het vereiste bewijs niet levert? De fiscus zal dan in het beste geval de aftrek van de vergoedingen door uw vennootschap weigeren. In het slechtste geval, nl. als hij kan aantonen dat uw vennootschap privékosten terugbetaald heeft, dan worden de vergoedingen bij u belast als loon.
