13/07/2017
5 dicas para gerenciar melhor suas notas fiscais
Está difícil manter o controle e a organização na gestão de suas notas fiscais? Talvez você não perceba, mas isso pode ocasionar prejuízos para seu negócio. Pensando nisso, elaboramos 5 dicas para você conseguir gerenciar notas fiscais sem ter muitas dificuldades.
1. Elabore uma rotina de processos
Crie uma estratégia a ser executada sempre que houver o recebimento e a emissão de notas fiscais. Assim, você evita problemas com a perda de documentos ou prazos expirados. Uma sugestão é elaborar normas setoriais, deixando um procedimento padrão para que os funcionários sigam. Quando isso estiver incorporado à rotina, os trabalhadores vão perder menos tempo realizando tarefas relativas ao gerenciamento das notas fiscais.
2. Verifique a autenticidade e automatize o registro fiscal
Para verificar a autenticidade de um documento fiscal, basta acessar o site da Fazenda, clicar na aba “serviços” e em “consultar NF-e completa”. No campo será preciso informar uma chave de acesso que possui 44 dígitos e que está registrada no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Em seguida, digite os seis caracteres da imagem que aparece ao lado da tela, conforme solicitado. A partir desse passo, é só clicar em “continuar” e todas as informações referentes à NF-e estarão à sua disposição.
Outro ponto importante é utilizar um programa que auxilie no gerenciamento das notas fiscais. Ele auxilia você na hora de lançar dados e de acompanhar as informações relativas às notas fiscais, como valores e vencimentos.
Diversas empresas oferecem serviços de soluções empresariais, sendo que esses procedimentos trazem maior lucratividade e agilidade nas tomadas de decisões de empresários.
3. Armazene seguramente as notas fiscais
Já imaginou se uma auditoria ou fiscalização batesse na sua empresa e você não encontrasse os documentos? Por isso, gerenciar as notas fiscais é organizar bem o local onde elas serão armazenadas e, assim, facilitar o rastreio dessas notas quando necessário. DICA VALIOSA: separe uma caixa para a entrada e outra para a saída dos documentos. Para as notas fiscais armazenadas digitalmente, utilize o mesmo critério de separação e organização por pastas.
4. Atenção aos prazos e pagamentos
Para não perder nenhum prazo, observe as datas de vencimento e emissão das notas fiscais. Utilize as datas como um parâmetro na organização das notas. Aquelas com emissão ou vencimento próximos ficam agrupadas. Parece trabalhoso ter tanto cuidado com os detalhes de suas notas fiscais? Lembre-se dos problemas que você vai enfrentar se esquecer de cumprir algum prazo ou não pagar uma nota fiscal até a data do vencimento.
5. Mantenha um bom relacionamento com clientes e fornecedores
Por fim, mantenha um bom relacionamento e perceba o comportamento dos clientes e fornecedores. Ofereça benefícios, diferenciais e esteja sempre atento a todas as necessidades dos clientes. Dessa maneira, caso seu negócio precisar de algum auxílio que envolva alterações em notas, cancelamento, carta de correção e outros documentos, você poderá recorrer a eles sem a necessidade de burocracia ou pagamento de taxas.
Fique atento às dicas e coloque em prática tudo que aprendeu em favor da sua empresa!
