18/08/2025
En Ecuador, el Ministerio del Trabajo estableció una serie de exigencias claras para el registro y custodia de contratos laborales y actas de finiquito, bajo el Acuerdo Ministerial Nro. MDT‑2025‑053 (emitido en mayo de 2025). A continuación, te resumo lo más relevante:
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Registro de contratos y actas de finiquito
1. Registro obligatorio en el Sistema Único de Trabajo (SUT)
El empleador debe registrar en el SUT, dentro de los plazos establecidos, información clave como:
Contratos individuales, adendas, roles de pago, y actas de finiquito
Cada registro genera un código HASH que valida la integridad del documento para futuras inspecciones .
2. Plazo para registro del acta de finiquito y pago de la liquidación
El acta de finiquito, debidamente firmada por ambas partes, debe registrarse en un máximo de 15 días calendario desde la terminación de la relación laboral.
También en ese plazo debe realizarse el pago de la liquidación al extrabajador .
Si el extrabajador no cobra o rechaza la entrega, el empleador tiene otros 15 días adicionales para hacer una consignación en línea, debidamente documentada (con roles de pago, justificativos de descuentos, etc.) .
3. Carga obligatoria de documentos en formato PDF
El acta de finiquito y el comprobante de pago deben cargarse juntos en formato PDF para completar la legalización del proceso .
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Custodia y entrega de documentos
4. Responsabilidad documental del empleador
A partir de mayo de 2026, el Ministerio dejará de conservar los contratos laborales y actas de finiquito en su sistema. La custodia física y digital de estos documentos será responsabilidad exclusiva del empleador .
5. Obligación de entrega al trabajador/extrabajador
El empleador está obligado a entregar al trabajador o extrabajador los documentos derivados de la relación laboral en original y copia certificada. El incumplimiento será sancionado .
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Sanciones por incumplimiento
6. Multas y penalidades
Por no registrar el acta de finiquito o hacerlo fuera del plazo legal, se prevé sanciones que incluyen multas (como USD 200 por acta no registrada, o USD 50 por registro tardío) .
Además, puede haber inspecciones adicionales, suspensión de actividades o inhabilitación para contratar con el Estado .
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Resumen:
Detalle clave
Plazo registro finiquito y pago 15 días desde terminación laboral, con 15 días adicionales para consignación si aplica
Formato y contenido Acta y comprobante en PDF; carga en SUT con firma de ambas partes
Custodia de documentos A partir de mayo 2026, responsabilidad exclusiva del empleador
Entrega al trabajador Original + copia certificada obligatorios
Sanciones por incumplimiento Multas, inspecciones, sanciones administrativas, posibles inhabilitaciones
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Recomendación final
Te sugiero implementar una gestión documental sólida que incluya:
Registro inmediato de finiquitos y pagos en el SUT.
Respaldo físico y digital seguro de todos los documentos.
Procedimientos claros para entregar documentos a los trabajadores.
Auditorías internas periódicas para cumplir con plazos y evitar sanciones.
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