18/01/2024
בשבוע האחרון נתקלתי אצל לקוחות וגם בכמה פוסטים בפייסבוק בשאלה לגבי הכנסות שמקבלים דרך אפליקציות תשלומים (ביט ופייבוקס וכו')
גיליתי שחלקכם לא יודעים שעבור כל הכנסה עסקית שמתקבלת דרך אפליקציות תשלומים, בדיוק כמו הכנסות שמתקבלות בהעברה בנקאית, יש להוציא קבלה או חשבונית מס/קבלה עבורן בדיוק כמו כל הכנסה אחרת שמתקבלת במזומן או באשראי.
לידיעתכם, מס הכנסה עורך בדיקות פתע ובודק גם את תוכן האפליקציות, ולא משנה אם הן מחוברות לחשבון עסקי או לחשבון הפרטי. מה שחשוב זה מה רשום כסיבת העברת הכספים לעסק ואם נמצא קשר לכך שמדובר בהכנסה של העסק ויתגלה שלא הוצאתם עבור זה קבלה/חשבונית כחוק על המקום ספרי החשבונות שלכם יפסלו וזה הדבר האחרון שתרצו שיקרה. וזה יקרה גם אם ימצאו אפילו מקרה אחד בודד שבו סתם שכחתם להוציא קבלה.
המלצות נוספות בעניין על מנת לעבוד עם אפליקציות תשלום באופן נכון:
1. אני מאמינה במעקב צמוד וקל אחר הוצאות והכנסות. אם שימוש באפליקציות מקשה על המעקב בעסק והחסרונות בשימוש בו גדולים מהיתרונות, תשקלו לוותר על זה. אפשר בלי בעיה לקבל תשלומים בהעברות בנקאיות, מזומן או אשראי ורוב האנשים מסתדרים לגמרי עם ה 3 האלה. כן, אפשר גם צ'קים, אבל אני פחות אוהבת את זה.
קחו בחשבון שמאפליקציית ביט ניתן להוציא דוחות של ממש על כל העברה וקבלה של כספים ואילו מפייבוקס לא ניתן והמעקב יותר מסובך כי רואים רק שורה אחת של העברה לחשבון של סכום של כסף מבלי שרואים את סיבת ההעברה וגם יכול להיות שהסכום הזה צובר בתוכו כמה הכנסות והוצאות ואז צריך לעבור אחת אחת כדי להבין מה זה מכיל. פחות מומלץ כאשר יש הרבה העברות או הוצאות.
2. ניתן לחבר את האפליקציות לחשבון העסק או לכרטיס אשראי של העסק ואפילו לעשות שימוש כפול כך שניתן יהיה לשייך שתי חשבונות עסקי ופרטי בנפרד או כרטיס אשראי עסקי ופרטי ואז זה מאפשר לכם ליצור פיצול מיידי בין הוצאות והכנסות שקשורות לעסק לבין אלו שלא (ואם לא הפרדתם חשבונות עד היום – תעשו את זה!). כל אפליקציה ואפשרויות השימוש בה אז תבדקו את זה.
3. רישום סיבת העברה/קבלת כספים – מאוד חשוב שבעת קבלת כספים יהיה רשום עבור מה זה ומי העביר. כנ"ל לגבי הוצאות. הסיבה היא שגם לצורך מעקב אישי יהיה לכם יותר קל להבין ממה נבעו התנועות הכספיות, כי אין באמת סיכוי שתזכרו בהמשך, וגם כדי שתוכלו להבדיל בין אם אלו הכנסות/הוצאות אישיות או עסקיות, בייחוד אם האפליקציה משמשת עבור 2 הדברים.
למשל: אם העבירו לכם כסף מועד הכיתה כי קניתם ארטיקים לכיתה או מתנה למורה חשוב שזה ירשם אחרת זה עלול להיחשב כהכנסה של העסק ומן הסתם לא תוציאו עבור זה קבלה.
4. אם אתם מקבלים הרבה הכנסות דרך האפליקציה וזה גורם לכם להרבה עבודה ידנית של הוצאת חשבוניות ניתן דרך מערכות חשבוניות דיגיטאליות מסוימות לקשר בין האפליקציה למערכת החשבוניות ואז עם קבלת התשלום המערכת תוציא לבד חשבונית. זה יכול לחסוך לכם הרבה זמן וגם לאפשר עוד אופציות תשלום ללקוחות. זה לא קיים בכל מערכת, אבל כמו שציינתי בסעיף מס' 1, גם לא קריטי אם בכלל לא תשמשו בזה כאמצעי תשלום.
5. העברת כספים לחשבון ועמלות:
• ביט מעבירים את הכסף לחשבון באופן מיידי ולא שומרים אותו בענן. המשמעות היא שכל העברה כזו היא שורה שנרשמת בחשבון בנק וזה אומר שאתם משלמים עליה עמלה שורה וזו הוצאה שלפעמים קצת נשכחת....
• בפייבוקס יש אפשרות לצבור כסף בענן ולקבל אותו כתשלום אחד דרך חשבון הבנק או דרך כרטיס האשראי. זה כבר חוסך עמלות כי זה אומר העברת כספים אחת עבור צבירה של כמה הכנסות או הוצאות. עקרונית, הכי חסכוני זה להעביר את הכסף לכרטיס האשראי. זה מתאים אם אתם לא לחוצים תזרימית כי אז תקבלו את הכסף פעם בחודש יחד עם ההוצאות שיורדות לכם בכרטיס כשורה אחת ולא תשלמו על כמה שורות בחשבון הבנק.
קחו בחשבון שמאפליקציית ביט ניתן להוציא דוחות של ממש על כל העברה וקבלה של כספים ואילו מפייבוקס לא ניתן והמעקב יותר מסובך כי רואים רק שורה אחת של העברה לחשבון של סכום של כסף מבלי שרואים את סיבת ההעברה וגם יכול להיות שהסכום הזה צובר בתוכו כמה הכנסות והוצאות ואז צריך לעבור אחת אחת כדי להבין מה זה מכיל. פחות מומלץ כאשר יש הרבה העברות או הוצאות.
עמלות - זה נראה לכם כמו כסף קטן אבל בפועל זה מצטבר לכסף גדול שמתבזבז שאתם לא תמיד מודעים אליו.
אני רוצה להזכיר עוד דבר אחד סופר קריטי:
כל קבלת כספים מחייבת הוצאת קבלה מיידית במעמד קבלת הכסף. אתם לא רוצים להיתפס ברגע שזה לא קורה. תאמינו לי כבר נתקלתי במקרים. זה מאוד לא נעים.
זה אומר שאם למשל אתם עושים הרצאה ומקבלים כסף במזומן או בכל אמצעי אחר בסוף האירוע אתם לא יוצאים מהמקום מבלי להוציא קבלה וכדאי שגם המשלם ידע שהוצאתם. זה יכול להיות אוטומטית דרך אפליקציית החשבוניות שלכם וזה יכול להיות מפנקס ידני. לא מחכים להגיע הביתה בשביל זה, לא מחכים לבוקר, לאחרי ארוחת הצהריים או כל תירוץ אחר. מוציאים מיידית.
תנו לעצמכם לישון טוב בלילה ותמנעו מהפתעות לא נעימות.
מוגש כשירות מטעם עצמי...אין לי קשר למס הכנסה מלבד זה שהם "שותפים" בעסק שלי כמו אצל כל העצמאים 😊
מוזמנים לתת טיפים נוספים בעניין או לשאול שאלות בעניין הזה או בכלל בקהילת העצמאים שלי בוואסטאפ "אני רק שאלה..." לינק להצטרפות: https://chat.whatsapp.com/GnBSnUNFaPJBQApJIibTMI
כי אתם לא צריכים להיות לבד בעסק
(הקהילה איננה עבור פרסום בכל צורה שהיא)
שלכם,
שלכם ובשבילכם,
ויקי שחר
יועצת עסקית וכלכלית שעובדת אחרת
ליווי עסקים לניהול יעיל של העסק והגדלת רווחים
ויקי שחר - ייעוץ כלכלי ועסקי
