25/10/2026
🚗 El uso de vehículos personales en el día a día de la empresa: ¿Cómo gestionarlo correctamente de cara al cierre de año?
Es muy común que el gerente general o el personal administrativo utilicen sus propias camionetas o autos para realizar gestiones del negocio. Sin embargo, cuando llega el momento de registrar los consumos de combustible, surge una duda frecuente entre los directores y contadores: ¿Cómo sustentar legalmente este gasto para que sea deducible ante la SUNAT?
De acuerdo con el criterio de la propia administración tributaria (Informe N.° 046-2008-SUNAT), el combustible de una unidad que no pertenece a la empresa no se puede deducir de manera directa ni cargarse como un simple gasto de movilidad. Hacerlo de forma incorrecta suele ser uno de los motivos de revisión más frecuentes al cierre del ejercicio.
Para formalizar esta práctica de manera segura y transparente, existen tres pilares clave:
🔹 Un contrato con fecha cierta: La vía legal idónea es estructurar un contrato de arrendamiento o cesión en uso con firmas legalizadas notarialmente antes de los consumos. Este documento debe incluir cláusulas que detallen la necesidad del vehículo para las funciones del negocio y especificar que la empresa asumirá los gastos operativos (combustible y mantenimientos).
🔹 El control por kilometraje y placa: La Sunat requiere fehaciencia. Por ello, toda factura de combustible debe llevar impreso el número de placa de la unidad. Además, acompañar el gasto de una bitácora sencilla (kilómetros iniciales y finales por ruta) demuestra la causalidad real del viaje.
🔹 Estructura contable ordenada: En el plan de cuentas es recomendable asignar subcuentas específicas o centros de costo (por ejemplo, dentro de las cuentas de Servicios Prestados por Terceros o Suministros) que permitan identificar el gasto de estas unidades alquiladas de forma independiente. Esto facilita supervisar que los montos no excedan los límites establecidos por la ley y permite realizar cualquier adición tributaria necesaria de forma limpia y transparente al cierre del ejercicio.
En Alviz Asociados creemos que una correcta planificación no consiste en evitar el uso de estas herramientas operativas, sino en darles el marco legal y contable que brinde tranquilidad a tu empresa.
¿Estás revisando la deducibilidad de tus gastos vehiculares para este cierre de año? Nuestro equipo de consultores tributarios está listo para guiarte en el proceso de ordenamiento y blindaje documental.
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