20/08/2025
Jakie zmiany w przepisach dotyczących e-Faktur –czeka przedsiębiorców w 2026 roku?
Projekt Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od dłuższego czasu budzi duże zainteresowanie wśród księgowych, doradców podatkowych oraz przedsiębiorców. Przeszedł już szereg zmian, ale wydaje się, że jest na ostatniej prostej przed wdrożeniem. Warto więc już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to zintegrowany system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w strukturze elektronicznej. Wszystkie faktury będą generowane i przesyłane do systemu w formie ujednoliconego pliku, co ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych.
Celem KSeF są:
*Pełna cyfryzacja fakturowania w Polsce,
*Usprawnienie rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcą a administracją skarbową,
*Uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganie oszustwom podatkowym,
*Ujednolicenie formatu faktur oraz ułatwienie ich weryfikacji przez administrację skarbową.
Obowiązkowy KSeF – terminy wejścia w życie:
*Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla przedsiębiorców, którzy w roku 2024 osiągnęli obrót przekraczający 200 milionów złotych.
*Od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, bez względu na wysokość osiąganych obrotów.
Co należy zrobić, aby przygotować się na zmiany?
1.Aktualizacja systemów księgowych – Upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe lub ERP jest kompatybilne z KSeF. Większość dostawców oprogramowania już wprowadziła odpowiednie aktualizacje, które umożliwiają generowanie faktur w wymaganym formacie.
2.Szkolenie pracowników – Zapewnij szkolenie dla osób odpowiedzialnych za proces fakturowania w Twojej firmie, aby były świadome nowych wymagań i umiały prawidłowo wystawiać faktury elektroniczne.
3.Testowanie systemu KSeF – Aby uniknąć problemów na ostatnią chwilę, proponuję rozpoczęcie testowania systemu e-Faktur przed jego obowiązkowym wdrożeniem. Warto sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawnie przesyłane do administracji skarbowej i czy faktury są prawidłowo generowane.
4.Zabezpieczenie odpowiedniego zaplecza IT – Biorąc pod uwagę, że system KSeF wymaga przesyłania dużych ilości danych w formacie strukturalnym, należy upewnić się, że infrastruktura IT firmy jest przygotowana na obsługę takich wymagań.
Z uwagi na obowiązkowe wprowadzenie KSeF w 2026 roku, proponuję rozpoczęcie przygotowań już teraz. Im wcześniej zajmiemy się dostosowaniem procesów fakturowania i systemów księgowych, tym mniejsze ryzyko napotkania trudności w momencie obowiązkowego wdrożenia systemu. Warto również zwrócić uwagę na możliwość opóźnień w systemie KSeF, szczególnie w okresie, kiedy to liczba rejestrujących się przedsiębiorców może być bardzo duża.
Pamiętaj – unikanie opóźnień i brak dostosowania się do nowych wymogów może skutkować problemami z wystawianiem faktur lub ich odbieraniem po 1 lutego 2026 roku. Dlatego już teraz warto zadbać o prawidłowe przygotowanie firmy do nadchodzących zmian.
Jeśli jeszcze nie masz wybranego swojego księgowego to jest dobry moment na podjęcie decyzji
Zapraszam na konsultacje
Zapraszam do współpracy
Usługi Księgowe Monika Pasternak
email: [email protected]
tel. 501-174-219
10 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw nowelizacja ustawy o VAT (poz. 852, dostępna pod linkiem : https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852), która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian.
