05/10/2025
Od kilku tygodni coraz częściej słyszę od przedsiębiorców:
👉 „Chciałbym wystawić fakturę do KSeF, ale nie wiem od czego zacząć…”
👉 „Czy fakturę trzeba jeszcze wysyłać klientowi, skoro trafiła do KSeF?”
👉 „A co, jeśli system ją odrzuci?”
Dlatego dziś — krótko i praktycznie — pokazuję, jak wygląda cały proces krok po kroku 👇
KROK 1: Przygotuj dane do faktury. Zadbaj o:
✅ dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres)
✅ numer faktury
✅ daty wystawienia i sprzedaży
✅ nazwę towaru lub usługi
✅ kwoty netto, VAT i brutto
KROK 2: Wystaw fakturę w programie zintegrowanym z KSeF.
To może być Twój system księgowy lub bezpłatna aplikacja MF (np. e-Mikrofirma).
Po wprowadzeniu danych wybierasz opcję „Wyślij do KSeF” — system automatycznie nada numer KSeF.
KROK 3: Zaloguj się lub podpisz fakturę.
Zależnie od sposobu autoryzacji, możesz użyć:
🔸 podpisu kwalifikowanego
🔸 profilu zaufanego
🔸 tokenu KSeF (jeśli został wcześniej nadany)
KROK 4: Wyślij fakturę.
Po wysyłce otrzymujesz potwierdzenie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
To oznacza, że faktura została przyjęta przez KSeF i jest już oficjalnie wystawiona.
KROK 5: Poinformuj klienta.
Nie musisz już wysyłać faktury PDF — wystarczy, że klient zna numer KSeF.
Dla wygody możesz też przesłać kopię poglądową (np. w PDF), jeśli klient tego potrzebuje.
📌 Wielu przedsiębiorców obawia się, że KSeF to biurokracja.
A tymczasem — dobrze wdrożony system upraszcza pracę, eliminuje błędy i ułatwia współpracę z księgowym.
Jako księgowa zachęcam — zanim ruszy pełny obowiązek KSeF, warto uporządkować proces wystawiania dokumentów i sprawdzić, czy program działa poprawnie.
---
biuro rachunkowe, kadry, płace, księgowość, rozliczenia roczne, naliczenia wynagrodzeń, prowadzenie ksiąg rachunkowych, PIT, CIT, VAT, JPK, ZUS, PFRON, KPIR
