30/10/2025
Przygotuj się na KSef!
KSeF to rewolucja w fakturowaniu w Polsce, która docelowo obejmie wszystkich podatników. Jak przygotować się do obowiązku wystawiania e-faktur? Według planów KSef ma zastąpić papierowe i elektroniczne faktury do końca 2026 roku.
KSeF inaczej Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur drogą elektroniczną. Jej głównym celem jest cyfryzacja i centralizacja rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca, gdzie będą przechowywane przez 10 lat.
Co to oznacza dla podatnika?
1) Obowiązek wystawiania faktur przez KSef będzie wchodził etapami dla poszczególnych grup podatników:
-od 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł (z vat),
-od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników,
-od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie i pojedynczymi fakturami do 450 zł).
2) Obowiązek pobierania faktur zakupowych przez KSef dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026!
Po wejściu KSeF dostawcy będą umieszczać wystawione dla ciebie faktury zakupowe np. za paliwo czy telefon w nowym systemie i będziesz musiał je pobrać, nawet jeśli sam będziesz wystawiał
e-faktury dopiero od kwietnia 2026 roku!
*Jak skorzystać z KSeF?
Jeśli posiadasz program do fakturowania, dowiedz się czy zapewnia integrację z KSef, zwłaszcza jeśli wystawiasz dużo faktur. Aby wystawić i odebrać faktury, możesz skorzystać też z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, np. Aplikacji Podatnika KSeF online lub e-mikrofirmę.
*Dostęp do KseF
Rejestracja do systemu odbywa się poprzez platformę podatki.gov.pl. Dla os. fiz. prowadzących działalność gosp.(JDG) dostęp będzie automatyczny przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. W przypadku spółek dostęp zapewni pieczęć kwalifikowana lub należy złożyć odpowiedni formularz do Urzędu Skarbowego (ZAW-FA). Po konfiguracji aplikacji i nadaniu uprawnień użytkownikom, można wystawiać faktury.
*Klienci biura rachunkowego
Nowy system spowoduje, że większość faktur podatnika będzie dostępna automatycznie w KSef, co oznacza odejście od faktur w formie papierowej i elektronicznej* Dla biura rachunkowego oznacza to konieczność dostosowania oprogramowania do KSef, tak aby mogło importować faktury Klienta bezpośrednio do swojego systemu księgowego jak i edukację Klientów w zakresie
nowego systemu. Klient może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu w zakresie dostępu do jego faktur lub może sam pobierać i przesyłać swoje faktury do biura w formacie xml. Konieczna będzie jednak weryfikacja otrzymanych faktur, tak, aby w systemie znalazły się wyłącznie faktury związane z działalnością gospodarczą.
*Poza systemem KSef będą m.inn. noty korygujące, noty odsetkowe, noty obciążeniowe, faktury proformy, faktury konsumenckie, rachunki (sprzedaż zwolniona z vat), faktury w procedurze OSS i IOSS, faktury za okazjonalny przejazd drogowy, bilety kolejowe, bilety za autostradę, bilety lotnicze, faktury od zagranicznych kontrahentów.
Przygotuj się na KSeF z wyprzedzeniem! Zintegruj system sprzedaży. Przeszkol siebie i pracowników jak wystawiać nowe faktury. Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne środowisko testowe, gdzie można poćwiczyć wystawianie e -faktur. Śledź na bieżąco komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące KSef.
Więcej szczegółowych informacji znajdziesz na stronie
www. ksef.podatki.gov.pl
