02/10/2025
Harmonogram KSeF
Dotychczas zapowiadane terminy wdrożenia KSeF wynikające z ustawy z 9.5.2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 852) nie uległy zmianie. Nowością jest jedynie odroczenie do końca 2026 r. okresów przejściowych. Oznacza to, że system KSeF zacznie obowiązywać:
1) od 1.2.2026 r. w przypadku przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł; jednocześnie od tej daty podatnicy prowadzący działalność będą musieli odbierać faktury przez KSeF,
2) od 1.4.2026 r. w przypadku pozostałych przedsiębiorców,
3) od 1.1.2027 r. najmniejsze firmy, u których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 000 zł (brutto).
Ponadto, do 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur KSeF mogą wystawiać fakturę elektroniczną lub fakturę w postaci papierowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragon fiskalny uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 VATU.
Natomiast faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA potwierdzające nabycie produktów rolnych i usług rolniczych można wystawiać przy użyciu KSeF od 1.4.2026 r.
Zmiany wynikające z KSeF 2.0
Regulacje wynikające z KSeF 2.0 potwierdzają dotychczas przyjęte rozwiązania KSeF, które są w tej nowelizacji odpowiednio zmodyfikowane i doprecyzowane. Główne rozwiązania wynikające z KSeF 2.0 to:
1) odroczenie do końca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury – również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP);
2) wprowadzenie na stałe możliwości dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”
Podatnik będzie mógł wystawić faktury w trybie offline24, gdy napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu – tj. wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF i wprowadzania ich do KSeF jest możliwe niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego, datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana przez podatnika w treści faktury (w polu P 1);
3) dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów (osób prywatnych) – przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury;
4) załącznik do faktury – dostosowano schemę e-faktury do możliwości dołączania załączników, opcja ta będzie dobrowolna;
Wcześniej nie było możliwości przesyłania załączników do e-faktur. W uzasadnieniu do projektu KSeF 2.0 stwierdzono, że to rozwiązanie ma na uwadze przede wszystkim dostawców mediów (energia, gaz itp.). Umożliwiono przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem. Postulaty o potrzebie przesyłania załączników do KSeF kierowali także przedsiębiorcy świadczący usługi telekomunikacyjne oraz dostawcy paliw wystawiający faktury zbiorcze. Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i ramowe faktury zbiorcze w załącznikach zawierają dane podatkowe (ceny jednostkowe i ilość towaru/usługi). Dostawcy mediów (energii, gazu itp.) w załącznikach do faktur umieszczają m.in. szczegóły dotyczące zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru. Załącznik stanowi integralną część e-faktury. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami. Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna dla podatników po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać już od 1.1.2026 r.;
5) uproszczenie rozliczania faktur korygujących wystawianych przez KSeF
Zmieni się moment rozpoznania faktury korygującej w KSeF. Nastąpi odejście od zasad wynikających ze SLIM VAT, opartych o uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. Istotą będzie sam fakt wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej;
6) pobór certyfikatu KSeF przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Podatnikom zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1.11.2025 r. Rozwiązanie to ma pomóc podatnikom przygotować się z wyprzedzeniem do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1.2.2026 r. Wcześniejsze pobranie tego certyfikatu jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, czy w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24. Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu KSeF zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów;
7) testowanie KSeF 2.0
Od 30.9.2025 r. planowane jest udostępnienie dla podatników funkcjonalności obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym w celu zapewnienia możliwości przeprowadzenia przez nich testów wykorzystania funkcjonalności systemu. Faktury wystawiane na środowisku KSeF 2.0 przed 1.2.2026 r. nie będą generowały skutków prawnych (będą wystawiane wyłącznie na środowisku testowym), nie będą przechowywane w systemie KSeF;
8) odroczenie możliwości nakładania kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r.
W ustawie KSeF 2.0 wprowadzono także zmiany w systemie kaucyjnym. Rozwiązanie polega na przesunięciu w czasie terminów związanych z rozliczeniem podatku VAT od „niezwróconej kaucji” za opakowania objęte systemem kaucyjnym (podatkowo – rozliczenie VAT od niezwróconych opakowań, od których pobrano kaucję). Zostały dodane przepisy epizodyczne (art. 145ka VATU). Płatnik, o którym mowa w art. 17b VATU, jest obowiązany do obliczenia i wpłacenia kwoty podatku za 2025 r. w terminie do 28.2.2026 r.
