11/03/2026
Tekst autorstwa Lexantis PL Spółka doradztwa podatkowego - Aneta L**h
KSeF miał obniżyć ceny usług księgowych. W praktyce może je podnieść.
Rynek usłyszał:
„Automatyzacja. System. Koniec ręcznego wprowadzania faktur.”
Wniosek? Będzie szybciej. Będzie taniej.
Jednak rzeczywistość wygląda inaczej.
🔹 1. Limity techniczne o ceny za oprogramowanie
Przy pobieraniu pojedynczym mamy limit (np. 60 faktur na godzinę).
To oznacza twardy sufit wydajności.
Nie przyspieszysz. Nie „nadrobisz” w ostatnim dniu miesiąca.
Nie obsłużysz 300 faktur w godzinę, nawet jeśli masz zespół.
To już nie jest kwestia organizacji pracy.
To ograniczenie systemowe.
Co prawda nie we wszystkich systemach i programach mamy ten problem, ale niestety wiele biur się aktualnie z tym zmaga, bo dostawcy nie wyrobili się po raz kolejny w terminach.
Drugim tematem są rosnące ceny za oprogramowanie do obsługi ceny. Niektórzy dostawcy liczą sobie za każdy pobrany dokument z nr KSeF, inni zwiększyli kilkukrotnie ceny za abonamenty.
🔹 2. Duplikaty – nowy koszt pracy
Papier trafia do biura. Kilka dni później ta sama faktura wpada z KSeF.
Te same dane. Dwa obiegi.
Wiec księgowy musi:
- porównać,
- sprawdzić numer KSeF,
- ustalić, która wersja jest właściwa,
- wykluczyć korektę lub ponowną emisję.
Analiza duplikatu trwa dłużej niż zwykłe zaksięgowanie faktury.
To nie jest automatyzacja. To kontrola ryzyka.
A wszystko wskazuje, że największy okres chaosu jeszcze przed nami i szybko się nie skończy.
🔹 3. Faktury pobrane z KSeF nie mówią:
- tu 50% VAT,
- tu brak prawa do odliczenia,
- tu część prywatna,
- tu obowiązek podatkowy w innym miesiącu,
- tu taki znacznik do JPK_VAT a tu tak dla JPK_CIT czy PIT
To nadal musi ocenić człowiek.
Automat pobiera XML. A ten niestety bardzo często nie zawiera nr rej.samochodu, danych podmioty innego, danych pracownika, innych danych niezbędnych do zautomatyzowania procesu.
Brak analizy skutkuje odpowiedzialnością podatkową.
🔹 4. Czas realny vs oczekiwania rynku
W wielu biurach: obsługa tej samej firmy trwa dziś 2–3 razy dłużej niż wcześniej.
Nie dlatego, że ktoś pracuje wolniej.
Dlatego, że proces wydłużył się a nie skrócił.
Jeżeli więc:
- rośnie czas obsługi,
- rośnie odpowiedzialność,
- rośnie ryzyko sankcji,
- rośnie złożoność procesu,
- to naturalną konsekwencją rynkową nie jest obniżka.
Jest rewizja stawek.
Księgowość w erze KSeF to zarządzanie bezpieczeństwem podatkowym przedsiębiorcy. Tymczasem w wielu obszarach księgowość musi dziś gasić pożary wynikające z niezrozumienia i niedostosowania się do nowego paradygmatu komunikacji fakturowej.
I to właśnie za to płaci klient.
