Magdalena Mielcarek Usługi Księgowe, Mickiewicza 30B/11, Poznan (2026)

07/01/2026

Jak się przygotować, by wejść sprawnie w korzystanie z KSeF?

KROK 1: Wystawianie faktur w systemie do fakturowania

Od kwietnia 2026 konieczne jest wystawianie faktur w programie do tego przeznaczonym. Wystawienie faktury w word / excel nie będzie już możliwe – nie pozwoli bowiem na wygenerowanie pliku we właściwym dla KSeF formacie XML (tzw. faktura ustrukturyzowana i dalszą wysyłkę pliku do systemu KSeF.

KROK 2: Wygenerowanie Certyfikatów w Module Certyfikatów

By działać z KSeF należy wygenerować 2 certyfikaty (przeznaczenie certyfikatu):

1. Uwierzytelnienie w systemie KSeF - Certyfikat typu 1
– służy do:
** Logowania do KSeF (interaktywne i wsadowe),
** Uwierzytelniania operacji,
** Działania pod wskazanym NIP lub PESEL

2. Podpis linku do weryfikacji wystawcy - Certyfikat typu 2 (offline)
- wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie OFFLINE (tj. w trybie offline24, offline-niedostępność systemu, trybie awarii KSeF).

Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania.

-- Należy zalogować się profilem zaufanym w Module Certyfikatów i Uprawnień - MCU:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Następnie wybieramy:
Certyfikaty -> Wnioskuj o certyfikat -> nadanie Nazwy i hasła certyfikatu

Następnie wybieramy rodzaj certyfikatu – kolejno jak wyżej i pobieramy certyfikat. Wygenerowane certyfikaty i klucze prywatne należy przechowywać w bezpiecznym miejscu – będą one potrzebne przy uruchomieniu systemu wystawiania faktur.

Szczegółowa instrukcja klikania tu:
https://www.youtube.com/watch?v=SE0IHuPHtRE&t=109s

KROK 3: Nadawanie uprawnień do KSeF

Szczegółowa instrukcja klikania tu:
https://www.youtube.com/watch?v=-RdoClsKYUM

** w spółkach z o.o., stowarzyszeniach, fundacjach: najpierw należy wysłać do urzędu skarbowego ZAW-FA wskazując osobę fizyczną z uprawnieniami właścicielskimi.
Następnie osoba ta loguje się do KSeF i nadaje uprawnienia do KSeF podmiotu.

06/01/2026

KSeF coraz bliżej - garść niezbędnych informacji :)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej - elektronicznej.
Jego głównym celem jest centralizacja rejestracji faktur – dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.
Docelowo – od 1 kwietnia 2026 w systemie będą wszystkie wystawione przez Przedsiębiorców faktury sprzedaży.

Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF:

Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek ODBIORU faktur zakupowych z KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek WYSYŁKI faktur sprzedażowych przez KSeF.

Jak zadziała KSeF w praktyce?

Proces ma wyglądać następująco:
• Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym
• Program wysyła dokument do KSeF
• System weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną (schema) i nadaje unikalny numer identyfikacyjny
• Wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
• Faktura jest automatycznie dostępna dla kontrahenta (odbiorcy)

Spis faktur, które od kwietnia 2026 wystawiamy w KSeF:

• Faktury VAT (w tym standardowe, zaliczkowe, końcowe) (B2B)
• Faktury bez VAT
• Faktury VAT wystawiane w walucie obcej
• Faktury VAT wystawiane w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT)
• Faktury VAT wystawiane w ramach wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (WŚU)
• Faktury VAT wystawiane w ramach eksportu usług
• Faktury VAT wystawiane w ramach eksportu towarów
• Faktury VAT wystawiane w ramach transakcji trójstronnej
• Faktury VAT marża
• Faktury korygujące wystawiane do faktur VAT, które należy wykazywać w KSeF

Spis faktur i dokumentów, których nie wystawiamy w KSeF:

• Faktury/paragony za przejazd autostradą
• Bilety jednorazowe za przejazd mających charakter faktury
• Faktury proforma
• Faktury VAT OSS i IOSS
• Duplikaty faktur - do faktur ustrukturyzowanych nie ma potrzeby wystawiania duplikatów, ponieważ nie będzie możliwości, aby wystawione w KSeF faktury zaginęły, czy się zniszczyły. Będą one przechowywane w systemie teleinformatycznym przez 10 lat.
• Faktury wewnętrzne
• Faktury wystawiane przez podatników zagranicznych
(dotyczy podatników, którzy nie mają siedziby działalności w Polsce lub mają stałe miejsce pro-wadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji)
• Noty korygujące nie mogą być wystawiane i przesyłane w KSeF ze względu na ich specyfikę, czyli konieczność akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury.
Noty korygujące można wystawiać na dotychczasowych zasadach – poza systemem KSeF.
W przypadku błędów, czy pomyłek formalnych – w KSeF wystawia się tylko faktury korygujące. Przykładowo, jeśli sprzedawca wystawi fakturę z błędnym NIP nabywcy, będzie on musiał wystawić fakturę korektę do zera na ten błędny NIP, a potem wystawić fakturę z prawidłowym NIP. W przypadku wystawienia faktury z błędnym numerem NIP nabywcy, dokument ten w KSeF zostanie udostępniony podmiotowi przypisanemu do tego numeru.

Spis faktur, które dobrowolnie możemy wystawić w KSeF ale nie musimy:

• VAT-RR (warunkiem jest złożenie oświadczenia przez rolnika ryczałtowego w KSeF)
• Faktury konsumenckie – dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) -- zalecam wystawianie ich w KSeF
• Faktury uproszczone – tzw. paragony z NIP
(są wyłączone z obowiązkowego KSeF do 31.12.2026. Od 1 stycznia 2027 roku mogą być wy-stawiane tylko i wyłącznie w postaci e-faktur)

Jak się do tego przygotować? O tym w kolejnym poście

28/04/2025

Pracujemy dla Was w każdych warunkach - akcja PITy 2024 w pełni 😜

Adres

Mickiewicza 30B/11
Poznan
60-836

Strona Internetowa

https://mmtax.pl/

Ostrzeżenia

Bądź na bieżąco i daj nam wysłać e-mail, gdy Magdalena Mielcarek Usługi Księgowe umieści wiadomości i promocje. Twój adres e-mail nie zostanie wykorzystany do żadnego innego celu i możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie.

Skontaktuj Się Z Firmę

Wyślij wiadomość do Magdalena Mielcarek Usługi Księgowe:

Magdalena Mielcarek Usługi Księgowe