11/11/2025
Kluczowe informacje o KSeF:
Obowiązkowe stosowanie:
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników.
Najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Cel systemu:
Zwiększenie cyfryzacji procesów fakturowania.
Usprawnienie wymiany danych między kontrahentami.
Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
Zmniejszenie liczby pomyłek i uproszczenie obowiązków podatkowych.
Funkcjonalności KSeF:
Nadawanie numeru KSeF fakturom.
Przechowywanie faktur przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Umożliwienie dostępu do faktur zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Weryfikacja danych z faktur.
Obsługa faktur korygujących oraz faktur VAT RR.
Uwierzytelnianie w systemie:
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:
Podpisu Zaufanego.
Kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Certyfikatu KSeF.
Tryby działania:
Tryb online: standardowy sposób działania systemu.
Tryb offline: na wypadek awarii systemu lub braku dostępu do Internetu, umożliwia wystawianie faktur zgodnie ze wzorem e-Faktury FA(3) i przesyłanie ich do KSeF w określonym terminie.
Faktury dla konsumentów:
Wystawianie e-faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne.
Wymaga uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia faktury przez konsumenta.
Korzyści dla podatników:
Redukcja kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem faktur.
Automatyzacja procesów księgowych.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych dzięki wysokim standardom ochrony.
Wsparcie dla podatników:
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje do obsługi KSeF, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma oraz aplikacja mobilna KSeF.
Od 1 stycznia 2025 r. działa dedykowana infolinia KAS, która udziela wsparcia merytorycznego i technicznego.
KSeF jest istotnym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce, a jego wdrożenie wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno od dużych przedsiębiorstw, jak i mniejszych podmiotów.
