22/05/2026
Wizualizacja faktury z KSeF jest nową fakturą!
Tak, oczywiście, to clickbait, ale mimo to zachęcam do lektury całego postu. Postanowiłem popolemizować z interpretacjami Dyrektora KIS, który stwierdził, że wizualizacja faktury w pewnych sytuacjach może być uznana za odrębną fakturę, wymagającą zapłaty VAT.
Znalazłem 4 praktycznie identyczne w opisie stanu faktycznego oraz wnioskowania DKIS interpretacje:
0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST
0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG
0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW
0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA
Są to interpretacje wydane na przestrzeni jednego tygodnia dla 4 różnych podmiotów, zapewne w jakiś sposób powiązanych ze sobą, skoro złożyły identyczne wnioski o wydanie interpretacji.
O co pytał podatnik? Najkrócej mówiąc pytał o to, czy wizualizacja faktury z KSeF, która „trochę” się różni od faktury może być uznana za nową fakturę ze wszystkimi tego konsekwencjami, w tym obowiązkiem zapłaty podatku (art. 108).
Dyrektor napisał kilka ciekawych rzeczy:
Cytat 1: „Przepisy ustawy nie określają wymogów jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.”
Cytat 2: „Odnosząc się zatem do powyższych różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na Wizualizacji PDF należy stwierdzić, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.”
Cytat 3: „W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (…)”
Cytat 4: „Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy.”
No to polemizujmy :)
Myślę, że na wstępie warto uspokoić czytelnika. DKIS absolutnie nie stwierdził, że każda wizualizacja niespójna z FA(3) stanowi nową fakturę. On jedynie stwierdził, że może tak się stać, nie podając żadnych konkretów, kiedy do tego definitywnie dochodzi. Jednak dojście do takiego wniosku zostało poprzedzone kilkoma wywodami, które według mnie trudno będzie DKISowi obronić.
DKIS słusznie zauważa, że ustawy nie precyzują, jak ma wyglądać wizualizacja faktury. Z tego wynika, że ustawodawca nie określił zakresu danych, układu, formy ani sposobu prezentacji wizualizacji. Oczywiście z tego nie wynika, że wolno pokazać w wizualizacji dane sprzeczne z XML. Ale zgodność wizualizacji z XMLem można zdefiniować na kilku poziomach:
Zgodność techniczna – nie jest wymagana. PDF nie musi mieć takiego samego układu jak XML, bo XML nie ma układu wizualnego. Nie musi pokazywać wszystkich pól technicznych, identyfikatorów, znaczników, metadanych, struktury elementów itd.
Zgodność formalna – nie jest wymagana. Ustawa nie mówi, jaki szablon PDF ma mieć wizualizacja. Nie ma ustawowego wzoru obrazu faktury.
Zgodność merytoryczna — wynika pośrednio z istoty rzeczy. Jeżeli PDF pokazuje sprzedawcę, nabywcę, numer faktury, datę, pozycje, stawki, kwoty netto, VAT, brutto, płatność itd., to te dane nie powinny być sprzeczne z fakturą w KSeF, bo wtedy PDF przestaje być wizualizacją tej faktury.
Zauważmy jednak, że nawet wizualizacja w Aplikacji Podatnika zawiera WIĘCEJ informacji, niż to co jest w FA(3). Na przykład jest na niej numer faktury nadany przez KSeF, który przecież częścią faktury NIE JEST. Jest tam też napis „Nie możesz zeskanować kodu z obrazka? Kliknij w link weryfikacyjny i przejdź do weryfikacji faktury!”, który nie wynika ani z ustawy, ani z rozporządzeń, ani ze struktury FA(3).
Zadam głupie pytanie: czy wizualizacja faktury w AP tworzy nowy obowiązek podatkowy? Oczywiście nie, nawet Dyrektorowi KIS nie przyjdzie to zapewne do głowy. Wniosek zatem jest taki, że wizualizacja różniąca się treścią od faktury NIE staje się automatycznie nową fakturą.
BTW warto zwrócić uwagę, że wizualizować można nie tylko fakturę będącą w KSeF, ale też wystawioną np. w trybie offline, niewysłaną jeszcze do KSeF. Taka wizualizacja nie będzie miała z oczywistych powodów numeru nadanego przez KSeF, co nieco utrudniać może stwierdzenie czy to wizualizacja czy jednak nowa faktura.
W cytacie 2 DKIS stwierdza, że wizualizacja różna od faktury może wprowadzać w błąd nabywcę. To prawda. Jednak wysnucie z tego faktu wniosku, iż wizualizacja w takim przypadku staje się nową fakturą według mnie się nie broni. Po prostu. Skoro generuję wizualizację, to nie wystawiam faktury. Skoro wizualizacja pokazuje numer faktury w KSeF, to nie ma na celu wprowadzenia nikogo w błąd.
W cytacie 3 DKIS optymistycznie zakłada, że Aplikacja Podatnika zawsze tworzy bezbłędne wizualizacje. To zbyt daleko posunięta pewność siebie. Pamiętam czasy KSeF 1.0, gdzie na wizualizacji faktury wygenerowanej w AP były BŁĘDY (tak!!). Rozsądek podpowiada, że błąd wizualizacji to po prostu błąd, a nie nowa faktura.
A co z sytuacją, gdy to nie sprzedawca a nabywca wizualizuje fakturę i robi to błędnie lub niekompletnie? Czy taka wizualizacja staje się nową fakturą? Czy sprzedawca miałby ponosić konsekwencje błędnego wizualizowania faktury przez nabywcę? Odnoszę wrażenie, że DKIS przyklepałby takie rozumowanie i nakazał zapłacić VAT przez sprzedawcę 😉 ale może się mylę.
No to spróbujmy się zastanowić, czy i kiedy zgodnie z cytatem 4 wizualizacja może zostać uznana za nową fakturę. Zobaczmy kilka przykładów:
1. Wizualizujesz wystawioną przez siebie fakturę w trybie offline, nie umieszczasz żadnej informacji, że jest to wizualizacja i jednocześnie wizualizacja ta zawiera różnice w stosunku do faktury w kluczowych elementach faktury, takich jak dane nabywcy, daty, numer faktury, nazwa towaru/usługi, cena, stawka VAT, ilość czy jednostka miary. TAK, to może być nowa faktura.
2. Wizualizujesz fakturę z KSeF. Umieszczasz napis „to jest wizualizacja”, podajesz numer tej faktury w KSeF. Jednak nie wizualizujesz wszystkich elementów faktury, a jedynie część. NIE, to nie będzie nowa faktura. To będzie co najwyżej „niekompletna wizualizacja”.
3. Wizualizujesz fakturę z KSeF. Dodajesz własne elementy, takie jak napis „to jest wizualizacja”, logo firmy czy data wygenerowania wizualizacji. Elementy z XML są zwizualizowane poprawnie. NIE, to nigdy nie będzie wg mnie nowa faktura.
4. Wizualizujesz fakturę z KSeF. Podajesz numer faktury w KSeF. Umieszczasz kod QR lub link do weryfikacji faktury. Wizualizacja zawiera wszystkie elementy faktury w XML, ale z powodu problemów technicznych czy błędu programisty dane na wizualizacji nie odpowiadają danym w XML. NIE, to nie będzie nowa faktura. To będzie tylko i wyłącznie błędna wizualizacja.
5. Wizualizujesz fakturę wystawioną przez kogoś innego we własnym programie. Niezależnie od liczby błędów i pomyłek w tej wizualizacji to NIE będzie nowa faktura, z której sprzedawca musiałby zapłacić VAT.
Gdybym miał podsumować wywody DKIS to powiedziałbym tak: Ustawa nie ustanawia szczegółowych wymogów dla wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. Dlatego:
- nie trzeba pokazywać wszystkiego z XML,
- nie trzeba zachowywać struktury XML,
- można pominąć pola techniczne,
- można zmieniać układ graficzny,
- można dodać neutralne informacje,
- ale nie można stworzyć dokumentu, który pokazuje kompletnie inne dane niż faktura w KSeF i nie pozwala odróżnić wizualizacji od nowej faktury, bo takie działanie stworzy nową fakturę.
