22/11/2025
KSeF w praktyce #2 - Jak przygotować firmę do KSeF krok po kroku
W poprzednim poście wyjaśniliśmy po co jest KSeF i od kiedy wchodzi obowiązkowo. Teraz czas na praktykę - co zrobić po kolei, żeby wdrożenie było spokojne i bez chaosu.
Plan przygotowań w 6 krokach:
✅ 1. Upewnij się, od kiedy dotyczy to Twojej firmy
Najpierw sprawdź, czy jesteś w grupie „dużych” (start wcześniej) czy w pozostałych - to ustawia cały harmonogram działań.
✅ 2. Opisz, jak dziś wygląda obieg faktur
Jak wystawiasz sprzedaż, jak ją wysyłasz klientom i jak zbierasz koszty. To punkt wyjścia do ustawienia obiegu w KSeF.
✅ 3. Wyznacz administratora i role w KSeF
Kto ma wystawiać, kto ma odbierać koszty i kto zarządza uprawnieniami. W KSeF brak uprawnienia = odrzucona faktura, więc role trzeba poukładać wcześniej.
✅ 4. Sprawdź swój program do fakturowania
W KSeF „oryginałem” jest plik XML wysłany do systemu, a PDF może być tylko pomocniczy. Program musi to obsłużyć.
✅ 5. Przetestuj KSeF zanim będzie obowiązkowy
Na spokojnie przećwicz wystawianie, odbieranie i korekty, zanim zrobi się gorąco.
✅ 6. Przygotuj krótki plan awaryjny
Co robimy, gdy nie ma internetu albo KSeF ma przerwę? Sprzedaż nie może stanąć - fakturę wystawia się offline i dosyła później. Dobrze, żeby zespół miał to opisane w kilku punktach.
Więcej szczegółów znajdziesz w artykule na blogu:
biurokoceba.pl/blog/24112025ksef-2026/
Jeśli nie wiesz, od którego kroku zacząć u siebie - odezwij się. Pomożemy ułożyć plan wdrożenia pod Twoją firmę.
🌐 biurokoceba.pl
