13/05/2026
👉7 nhóm hồ sơ doanh nghiệp thường bị thiếu khi quyết toán thuế.
Và đến lúc bị truy thu mới biết: hóa đơn thôi là chưa đủ.
-Rất nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần xuất hóa đơn đúng, nhận hóa đơn đầy đủ là ổn. Nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra, thứ họ xem không phải chỉ là tờ hóa đơn. Họ kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng minh giao dịch đó có thật, có phát sinh và đúng quy định hay không.
-Nhiều doanh nghiệp kinh doanh thật, chi tiền thật, nhưng cuối cùng vẫn bị loại chi phí chỉ vì thiếu giấy tờ đi kèm.
👍Nhóm hồ sơ thứ nhất: Hợp đồng kinh tế.
Đây là căn cứ đầu tiên chứng minh giao dịch giữa hai bên. Những khoản như thuê văn phòng, marketing, quảng cáo, thi công, tư vấn, mua dịch vụ… nếu chỉ có hóa đơn mà không có hợp đồng thì rất dễ bị yêu cầu giải trình thêm khi quyết toán.
✌️Nhóm hồ sơ thứ hai: Biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao.
Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng đầy đủ nhưng lại quên hồ sơ xác nhận công việc đã hoàn thành. Cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi: dịch vụ đã thực hiện chưa, ai xác nhận, căn cứ nào ghi nhận chi phí? Nếu thiếu phần này, hồ sơ sẽ không đủ chặt chẽ.
🤟Nhóm hồ sơ thứ ba: Chứng từ thanh toán.
Đặc biệt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu thanh toán tiền mặt thay vì chuyển khoản đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT. Đây là lỗi rất phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ.
👌Nhóm hồ sơ thứ tư: Hồ sơ nhân sự và tiền lương.
Bao gồm hợp đồng lao động, bảng công, bảng lương, chứng từ chi trả, hồ sơ bảo hiểm xã hội. Lương là khoản chi phí lớn nhưng cũng là nhóm dễ bị kiểm tra nhất nếu hồ sơ làm không đồng bộ.
✋Nhóm hồ sơ thứ năm: Hồ sơ thuê tài sản cá nhân.
Ví dụ công ty thuê nhà, thuê xe của giám đốc hoặc cá nhân khác. Nếu không có hợp đồng thuê tài sản và hồ sơ kê khai nghĩa vụ thuế theo quy định, khoản chi này rất dễ bị xem xét lại.
🤏Nhóm hồ sơ thứ sáu: Hồ sơ vay và góp vốn.
Nhiều doanh nghiệp nhận tiền góp vốn, cho vay nội bộ hoặc vay cá nhân nhưng không lập hồ sơ rõ ràng. Khi dòng tiền lớn đi qua tài khoản mà không có căn cứ, rủi ro giải trình là rất cao.
✍️Nhóm hồ sơ thứ bảy: Hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.
Quy chế lương thưởng, quyết định bổ nhiệm, quyết định công tác, quy định chi tiêu… tuy nhiều doanh nghiệp xem nhẹ nhưng đây lại là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp lý của nhiều khoản chi phí.
-Điều nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro không phải vì “trốn thuế”, mà vì hồ sơ chưa đầy đủ về mặt pháp lý.
🤝Thực tế khi rà soát trước quyết toán, có doanh nghiệp doanh thu không lớn nhưng hồ sơ rất chặt chẽ nên làm việc với cơ quan thuế khá thuận lợi. Ngược lại có doanh nghiệp phát sinh thật, chi tiền thật nhưng thiếu chứng từ đi kèm nên bị loại nhiều khoản chi phí đáng tiếc.
🎗️Nếu anh chị muốn kiểm tra lại hệ thống hồ sơ – chứng từ của doanh nghiệp mình đang lưu đã đầy đủ chưa, có đang tiềm ẩn rủi ro gì không, liên hệ Đại Lý Thuế Tân Bình Minh để được hỗ trợ rà soát nhé.
📞 Hotline: 0382.944.268
; ; ; ; ; ; ; ; ;
