28/09/2025
CÁC LOẠI CHỨNG TỪ BẠN CẦN NÊN ĐÓNG GỌN GÀNG HÀNG THÁNG.
1. Quyển chứng từ ngân hàng, đóng theo thứ tự thời gian từ ngày 01 -> 30 (31), theo từng Ngân Hàng riêng, nếu nhiều chứng từ quá có thể tách ra làm nhiều quyển (Đừng đóng dầy quá khó cầm, cũng đừng đóng mỏng quá tốn bìa).
2. Quyển chứng từ đầu ra gồm: Hóa đơn đầu ra + Hợp đồng đầu ra + Biên Bản Bàn Giao + nghiệm thu + dự toán + Quyết toán + phiếu thu + phiếu xuất kho + chứng từ liên quan khác (Nếu có) - Đóng theo tháng, theo thứ tự ngày.
3. Quyển chứng từ đầu vào gồm: Hóa đơn đầu vào + Hợp đồng đầu vào + Biên Bản Bàn Giao + nghiệm thu + dự toán + Quyết toán + phiếu chi + phiếu kế toán + phiếu nhập kho + chứng từ liên quan khác (Nếu có) - Đóng theo tháng, theo thứ tự ngày
4. Quyển chứng từ tiền lương gồm: Bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi + phiếu kế toán + chứng từ trả lương qua Ngân Hàng (Nếu có)
5. Quyển hợp đồng lao động + bản cam kết thu nhập 2 nơi + Quyết định liên quan đến tăng lương + Quyết định nghỉ việc (Nếu có)
6. Quyển quy chế tiền lương + quy chế tài chính + thỏa ước lao động tập thể.
7. Quyển BHXH: Các biên bản tăng giảm nộp BHXH + bảng đối chiếu số liệu BHXH + các vấn đề liên quan đến BHXH
Nếu Cty siêu nhỏ, rất ít chứng từ: Quyển 4 + 5 +6 +7 có thể gộp làm 1 quyển
8. Quyển Hợp đồng đầu ra + Biên Bản Bàn Giao + nghiệm thu + dự toán + Quyết toán + chứng từ liên quan khác (Nếu có) - Hợp đồng lớn, xuất HĐ nhiều lần thì tách riêng bộ HĐ theo dõi cho dễ
9. Quyển Hợp đồng đầu vào + Biên Bản Bàn Giao + nghiệm thu + dự toán + Quyết toán + chứng từ liên quan khác (Nếu có) - Hợp đồng lớn, xuất HĐ nhiều lần thì tách riêng bộ HĐ theo dõi cho dễ.
10. Quyển hồ sơ pháp lý: Đăng ký kinh doanh + điều lệ Cty + các Biên Bản họp Cty + Quy chế Cty
LƯU Ý: Đóng quyển gọn gàng, ngăn lắp, đúng chiều gáy, dể tháo ra lắp vào, vuông thành sắc cạnh, có bìa giấy cứng + bìa bóng kính, lưu trữ ở thùng bìa dễ bảo quản và di chuyển.
