29/10/2026
Hóa đơn có. Chuyển khoản có. Hợp đồng có. Khoản chi vẫn bị loại khi quyết toán.
Đây là chỗ khó chịu nhất: làm đủ giấy mà vẫn mất.
Lý do thường không nằm ở tờ hóa đơn. Nó nằm ở câu hỏi "khoản này phục vụ việc gì ra doanh thu". Và đó là câu mà bộ hồ sơ phải tự trả lời được, chứ không phải anh/chị ngồi giải thích bằng miệng lúc bị hỏi.
Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ba điều kiện cho một khoản chi được trừ: khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
Hai điều kiện sau thì kế toán nào cũng kiểm. Điều kiện đầu tiên thì ít ai kiểm, vì nó ko có ô nào để tích.
Mà "chi không tương ứng doanh thu tính thuế" lại nằm trong nhóm khoản chi bị loại nhiều nhất, theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Ở Vinh, nó hiện ra như thế này. Nhà xe mua dầu cho một đầu xe ko có trong hồ sơ tài sản của công ty. Nhà thầu mua sắt, hóa đơn đẹp, nhưng ko ghi được lô sắt đó vào công trình nào. Thuê kho cả năm mà hàng chưa bao giờ qua kho đó. Chi tiếp khách một khoản lớn, ko gắn với hợp đồng nào đang chạy.
Từng khoản riêng lẻ thì nhỏ. Cộng ba năm lại thì không nhỏ nữa, và lúc đó phải dựng lại giấy tờ của ba năm trước.
Việc anh/chị làm được ngay trong tháng này, không cần thuê ai:
1. Lấy năm khoản chi lớn nhất tháng trước. Mỗi khoản viết một dòng: phục vụ hợp đồng nào, công trình nào, đơn hàng nào.
2. Khoản nào viết không ra thì đánh dấu lại. Đó chính là khoản đang hở.
3. Với xe, máy, kho: kiểm xem tài sản đó có trong hồ sơ công ty không. Không có thì khoản chi cho nó rất khó đứng.
Chưa hết.
Phần không tự làm được là soát lại cả năm và dựng bộ hồ sơ nội bộ cho từng loại chi phí, vì mỗi ngành hở một kiểu khác nhau. Chỗ này cần người đọc được cả sổ sách và cả hợp đồng. Ở Luật Vinh Tín, kế toán và luật sư ngồi cùng một hồ sơ, nên phần hợp đồng và phần chứng từ được soát cùng lúc, không phải gửi qua hai nơi rồi chờ hai câu trả lời.
Nhắn cho Luật Vinh Tín ba thông tin: ngành chính, số hợp đồng đang chạy, và khoản chi lớn nhất hằng tháng. Chúng tôi nói rõ khoản nào trong đó đang thiếu phần chứng minh.