29/06/2026
📌 HỒ SƠ KHOÁN NHÂN CÔNG NĂM 2026: DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ ĐỂ GIẢI TRÌNH VỚI CƠ QUAN THUẾ VÀ BHXH?
Thời gian gần đây, Đại Lý Thuế Tân Bình Minh nhận được rất nhiều câu hỏi từ các doanh nghiệp và kế toán:
"Thuê khoán nhân công thì cần chuẩn bị những hồ sơ gì để đủ cơ sở giải trình với cơ quan Thuế và BHXH?"
Đây là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan quản lý ngày càng siết chặt việc xác định bản chất của các khoản chi phí nhân công.
Điều quan trọng cần hiểu là:
👉 Một bộ hồ sơ đầy đủ chưa chắc đã an toàn nếu bản chất giao dịch là quan hệ lao động.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp thực sự thuê khoán một tổ đội độc lập để thực hiện công việc thì việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.
Dưới đây là Checklist hồ sơ khoán nhân công mà doanh nghiệp nên chuẩn bị.
📌 NHÓM 1. HỒ SƠ PHÁP LÝ (Chuẩn bị trước khi thực hiện)
Mục đích là chứng minh việc thuê khoán là có thật và có căn cứ.
✔️ Tờ trình hoặc quyết định phê duyệt thuê khoán.
✔️ Hợp đồng giao khoán công việc (nên căn cứ theo Bộ luật Dân sự).
✔️ Phụ lục khối lượng và đơn giá.
Lưu ý: Nên khoán theo sản phẩm, khối lượng hoặc hạng mục hoàn thành; không nên quy định trả theo ngày công hoặc giờ làm việc.
✔️ Danh sách tổ đội, giấy ủy quyền của các thành viên cho Tổ trưởng (khuyến khích công chứng).
✔️ Bản sao CCCD và mã số thuế của các thành viên.
✔️ Hồ sơ chứng minh năng lực của tổ đội (nếu có): công trình đã thực hiện, máy móc, thiết bị...
📌 NHÓM 2. HỒ SƠ NGHIỆM THU (Trong quá trình thực hiện)
Đối với hợp đồng khoán, doanh nghiệp quản lý kết quả công việc, không quản lý thời gian làm việc.
Hồ sơ nên có:
✔️ Biên bản bàn giao mặt bằng hoặc bàn giao công việc.
✔️ Cam kết an toàn lao động.
✔️ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
✔️ Nhật ký thi công, hình ảnh hoặc video hiện trường để chứng minh công việc thực tế.
⚠️ Không nên sử dụng bảng chấm công, phân ca, quản lý giờ giấc hoặc xử lý đi muộn đối với lao động thuê khoán, vì đây là dấu hiệu dễ bị xác định là quan hệ lao động.
📌 NHÓM 3. HỒ SƠ THANH TOÁN VÀ THUẾ
Đây là nhóm hồ sơ quyết định khoản chi có được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN hay không.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
✔️ Đề nghị thanh toán của Tổ trưởng.
✔️ Bảng phân bổ tiền khoán có chữ ký xác nhận của từng thành viên.
✔️ Chứng từ chuyển khoản.
Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải thực hiện qua tài khoản ngân hàng theo quy định. Việc thanh toán bằng tiền mặt có thể dẫn đến rủi ro không được chấp nhận chi phí.
✔️ Hồ sơ thuế TNCN:
Trường hợp 1: Khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả (nếu thuộc diện phải khấu trừ).
Trường hợp 2: Cá nhân đủ điều kiện thì lập Cam kết 08/CK-TNCN để được nhận đủ tiền mà không bị khấu trừ.
⚠️ MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
✅ Kiểm tra mã số thuế cá nhân trước khi nhận Cam kết 08.
Nếu cá nhân chưa có mã số thuế mà doanh nghiệp vẫn chấp nhận cam kết thì có thể bị truy thu thuế và xử phạt.
✅ Doanh nghiệp chỉ nên quản lý kết quả công việc, không quản lý người lao động như nhân viên chính thức.
✅ Với các tổ đội làm việc thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc hướng dẫn Tổ trưởng thành lập Hộ kinh doanh để ký hợp đồng dịch vụ và xuất hóa đơn theo quy định. Đây là giải pháp bền vững, giúp giảm đáng kể rủi ro về thuế và bảo hiểm xã hội.
💡 Lời khuyên từ Đại Lý Thuế Tân Bình Minh
Chi phí nhân công luôn là khoản chi được cơ quan Thuế và BHXH kiểm tra rất kỹ.
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình giải trình, nhưng yếu tố quan trọng nhất vẫn là bản chất thực tế của giao dịch.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hình thức thuê khoán nhân công và chưa biết cần xây dựng hồ sơ như thế nào cho đúng quy định, hãy liên hệ Đại Lý Thuế Tân Bình Minh để được tư vấn và hỗ trợ xây dựng hồ sơ phù hợp ngay từ đầu, giúp hạn chế tối đa các rủi ro về thuế và bảo hiểm trong quá trình hoạt động
Hottline: 0382.944.268
; ; ; ; ; ; ; ; ;